Jumat, 13 Januari 2017

TOPIK II : PERENCANAAN ORGANISASI



Definisi Perencanaan
Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai tujuannya, dimana ditujukan pada tindakan yang tepat melalui melalui proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu.
Tujuan Perencanaan adalah membentuk usaha yang terkoordinasi dalam organisasi.
Perencanaan Organisasional mempunyai dua tujuan :
  • Tujuan Perlindungan (Protective) : meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan
  • Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional

Koontz O’Donnel menyatakan maksud perencanaan adalah :
“untuk melancarkan pencapaian usaha dan tujuan”
Kerugian dan Keuntungan Perencanaan
Keuntungan Perencanaan :
  1. Membantu wirausahawan berorientasi ke masa depan
  2. Koordinasi keputusan yang tidak dibuat sekarang tanpa adanya gagasan tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang harus dibuat besok
  3. Perencanaan menekan tujuan-tujuan organisasional sehingga wirausahawan secara konstan dalam pencapaian tujuan organisasi
Kerugian Perencanaan :
Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen sehingga manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti pemgorganisasian, mempengaruhi dan pengawasan.
JENIS-JENIS PERENCANAAN
Perencanaan Strategis
Adalah perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan sehingga wirausahawan memandang organisasi sebagai
suatu unit total dan memutuskan apa yang hendak dilakukan dalam jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan jangka panjang wirausahawan adalah mencoba menentukan apa yang dilakukan oleh organisasi agar berhasil dalam kurun waktu 3 sampai 5 tahun mendatang.
Definisi Strategi
Strategi sebagai suatu rencana luas dan umum yang dikembangkan untuk mencapai tujuan organisasional jangka panjang, sehingga strategi merupakan hasil akhir dari perencanaan strategis
Manajemen Strategis
Manajemen strategis merupakan proses yang menjamin bahwa proses dan manfaat organisasi dari penggunaan strategi organisasional yang tepat. Strategi yang tepat adalah strategi yang sesuai untuk kebutuhan organisasi pada saat tertentu
Empat langkah proses dalam manajemen strategis :
  1. Perumusan strategi
  2. Implementasi strategi
  3. Pengukuran hasil strategi
  4. Evaluasi strategi
Pertanyaan dalam merumuskan strategi yang tepat guna adalah :
  1. Apakah tujuan dan maksud organisasi tersebut?
Jawaban : kearah mana organisasi diarahkan, strategi yang tepat guna mencerminkan maksud dan tujuan organisasi
  1. Kemanakah organisasi dewasa ini diarahkan?
Jawaban : memberitahukan kepada wirausahawan apakah organisasi sedang mencapai tujuannya sehingga tingkat kemajuan kearah pencapaian tujuan memuaskan atau tidak
  1. Jenis kondisi lingkungan apa organisasi mempunyai keberadaan?
Jawaban : membantu wirausahawan dalam menetapkan kekuatan, kelemahan, masalah-masalah dan kesempatan organisasional yang ada baik lingkungan eksternal dan internal maupun didalam dan diluar organisasi
  1. Apa yang dapat dilakukan untuk bisa mencapai tujuan organisasi dengan lebih baik dimasa mendatang?
Jawaban : membuat wirausahawan menghasilkan strategi organisasi sesudah wirausahawan mempunyai kesempatan yang memadai
Perencanaan Taktis
Perencanaan jangka pendek menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Jangka pendek adalah kurun waktu antara satu tahun atau kurang. Wirausahawan menggunakan perencanaan
Pertanyaan dalam merumuskan strategi yang tepat guna adalah :
  1. Apakah tujuan dan maksud organisasi tersebut?
Jawaban : kearah mana organisasi diarahkan, strategi yang tepat guna mencerminkan maksud dan tujuan organisasi
  1. Kemanakah organisasi dewasa ini diarahkan?
Jawaban : memberitahukan kepada wirausahawan apakah organisasi sedang mencapai tujuannya sehingga tingkat kemajuan kearah pencapaian tujuan memuaskan atau tidak
  1. Jenis kondisi lingkungan apa organisasi mempunyai keberadaan?
Jawaban : membantu wirausahawan dalam menetapkan kekuatan, kelemahan, masalah-masalah dan kesempatan organisasional yang ada baik lingkungan eksternal dan internal maupun didalam dan diluar organisasi
  1. Apa yang dapat dilakukan untuk bisa mencapai tujuan organisasi dengan lebih baik dimasa mendatang?
Jawaban : membuat wirausahawan menghasilkan strategi organisasi sesudah wirausahawan mempunyai kesempatan yang memadai
Perencanaan Taktis
Perencanaan jangka pendek menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Jangka pendek adalah kurun waktu antara satu tahun atau kurang. Wirausahawan menggunakan perencanaan
Tipe Perencanaan :
  1. Manajer tingkat bawah membuat perencanaan jangka pendek dengan keahlian operasi harian menyebabkan menjadi perencana terbaik pada jangka pendek
  2. Manajer tingkat menengah membuat perencana jangka yang agak panjang
  3. Manajer puncak membuat perencanaan jangka panjang yang mempunyai pengertian yang baik mengenai situasi organisasional keseluruhan
Langkah-Langkah dalam Proses Perencanaan :
  1. Menyatakan tujuan organisasi yang jelas untuk dimulai suatu perencanaan
  2. Memilih berbagai cara alternatif untuk mencapai tujuan
  3. Mengembangkan premis/asumsi yang menjadi dasar alternatif kelayakan penggunaan setiap alternatif
  4. Memilih alternatif terbaik untuk mencapai tujuan
  5. Pengembangan rencana berdasarkan alternatif yang dipilih dimana rencana jangka panjang dan jangka pendek mulai dirumuskan
  6. Memfungsikan rencana-rencana ke dalam tindakan-tindakan yang memberi organisasi dengan pengarahan aktivitas jangka pendek dan jangka panjang

Tingkatan Manajemen


1. Manajemen Puncak | Top Level of Management

 
Manajemen Puncak atau Top Level Management umumnya terdiri atas direksi, CEO (Cheif Executive Officer), GM atau General Manager atau yang sering pula disebut Presiden Direksi (presdir). Direksi merupakan perwakilan dar pemilik perusahaan atau Pemegang Saham, mereka dipilih oleh pemegang saham perusahaan, dan CEO dipilih oleh Dewan Direksi perusahaan.

Ciri ciri dan Peran yang paling utama dari manajemen puncak adalah sebagai berikut:
  • Menentukan rencana, tujuan, serta kebijakan perusahaan atau organisasi
  • Bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen dibawahnya yang ada pada organisasi
  • Memobilisasi sumber daya yang dimiliki perusahaan yang tersedia
  • Manajemen puncak umumnya bekerja dari pemikiran, perencanaan lalu memutuskan, maka dari itu manajemen puncak juga sering disebut Otak organisasi atau Administrator
  • Mempersiapkan rencana jangka panjang perusahaan
  • Manajemen puncak mempunyai wewenang serta tanggung jawab yang maksimal. Manajemen puncak merupakan otoritas tertinggi pada sebuah organisasi, bertanggungjawab secara langsung kepada pemilik perusahaan (Pemegang Saham), Pemerintah maupun ke Masyarakat umum.
  • Manajemen puncak memerlukan keterampilan konseptual yang lebih dibandingkan keterampilan secara teknis

2. Manajemen Tingkat Menengah | Middle Level of Management


Manajemen tingkat menengah berada pada tengah tengah dari hierarki pada sebuah perusahaan atau organisasi. Manajemen Tingkat Menengah bertanggungjawab atas pelaksanaan rencana yang sudah ditentukan oleh manajemen puncak.

Manajemen tingkat menengah bisa meliputi beberapa tingkatan, membawahi dan mengarahkan aktivitas aktivitas manajer dibawahnya. Manajemen pada tingkat ini memiliki tanggung jawab terhadap segala aktivitas yang dilakukan oleh tingkatan manajemen yang lebih rendah dan bahkan terkadang terhadap beberapa karyawan operasionalnya. 

Manajemen pada tingkat menengah ini umumnya terdiri atas Kepala Departemen atau HOD, Manajer Cabang, Junior Executive. Kepala Departemen semisal Manajer Keuangan, Purchasing Manager dan yang lain lain. Manajer Cabang contohnya kepala cabang perusahaan atau unit lokal. Junior Eksekutif contohnya adalah Asisten Manajer Pembelian, Asisten Manajer Keuangan dan yang lainnya. Manajemen Tingkat Menengah ini dipilih oleh Manajemen Puncak

Tugas dan peran manajemen tingkat menengah beberapa diantaranya seperti berikut ini:
  • Menjalankan perintah, kebijakan, rencana yang telah disusun oleh manajemen puncak
  • Memberi saran atau rekomendasi kepada manajemen puncak
  • Mengkoordinasikan seluruh aktivitas dari semua departemen yang ada
  • Berkomunikasi dengan manajemen puncak dan manajemen tingkat yang lebih rendah posisinya
  • Mempersiapkan rencana jangka pendek, umumnya disusun hanya untuk 1 hingga 5 tahun
  • Mempunyai keterbatasan tanggung jawab dan wewenang karena manajemen tingkat menengah ini merupakan perantara manajemen puncak dengan manajemen yang lebih rendah.
  • Bertanggung jawab secara langsung kepada Dewan Direksi dan CEO perusahaan
  • Membutuhkan keterampilan yang lebih manajerial serta teknis dan kurang membutuhkan keterampilan yang sifatnya konseptual

3. Manajemen Lini Pertama (First Line Management)


Manajemen Lini Pertama atau Low Level Management adalah tingkatan manajemen yang paling rendah dalam sebuah organisasi yang memimpin serta melakukan pengawasan terhadap tenaga tenaga operasional pada sebuah perusahaan atau organisasi serta tidak membawahi manajer yang lain.

Manajeemn Lini Pertama ini umumnya terdiri atas mandor dan pengawas yang dipilih oleh manajemen level menengah. Mereka biasanya juga disebut dengan tingkat Supervisor atau pengawas. bahkan mereka pula dikenal sebagai manajemen operasional yang terlibat secara langsung dalam proses produksi dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan rencana rencana yang sudah ditentukan oleh manajemen yang lebih tinggi.

Manajemen tingkat yang paling bawah ini melaksanakan beberapa aktivitas seperti berikut ini:
  • Mengarahkan karyawan atau pekerja
  • Mengembangkan moral kepada para karyawan
  • Menjaga hubungan yang baik antara manajemen tingkat menengah dan para pekerja
  • Menginformasikan keputusan yang diambil oleh manajemen kepada para karyawan atau pekerja, selain itu manajemen tingkat pertama ini memberi informasi mengenai kinerja, hambatan atau kesulitan, perasaan, tuntutan ataupun hal lainnya dari para karyawan atau pekerja
  • Manajemen tingkat ini lebih banyak menghabiskan waktu untuk mengendalikan dan mengarahkan pekerja
  • Menyusun rencana harian, mingguan serta bulanan. tidak menyusun rencana jangka panjang
  • Mempunyai kewenangan yang terbatasi namun tanggung jawab yang penting untuk mendapatkan pekerjaan yang dijalankan dari pekerja. Manajemen lini pertama ini dengan teratur harus memberi laporan dan bertanggung jawab secara langsung kepada manajemen level menengah
  • Manajemen lini pertama ini juga membutuhkan keterampilan yang bersifat lebih teknikal dan kemampuan dalam berkomunikasi.

PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN
Pendekatan Probabilitas Tinggi
Perencanaan menggunakan pendekatan probabilitas tinggi ditujukan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bisa diterima dan juga tujuan organisasional dapat diukur
Keuntungan pendekatan probabilitas tinggi :
  1. Menghasilkan rencana yang tepat
  2. Perencana hanya memusatkan pada penemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan
Kerugian pendekatan probabilitas tinggi : tidak mendorong rencana yg kreatif
Pendekatan Maksimisasi
Perencana menggunakan pendekatan maksimisasi yang secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dengan menggunakan model matematis
Melalui penggunaan model matematis, perencana pendekatan maksimisasi mencoba untuk :
  1. Meminimisasi sumber daya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi tertentu
  2. Memaksimumkan prestasi yang dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia
  3. Mendapatkan keseimbangan biaya dan manfaat yang terbaik
Keuntungan Pendekatan Maksimisasi : secara kontinyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial dari organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif untuk mengembangkan rencana-rencana
Kerugian Pendekatan maksimisasi : memperlakukan seluruh komponen organisasi dapat dikualifikasikan dan diprediksi walau beberapa aspek organisasi tidak dapat diprediksi dan dikuantifikasikan (perilaku manusia)
Pendekatan Adaptasi
Pendekatan Adaptasi menekankan pada perencanaan yang efektif dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal
Perencana yang menggunakan Pendekatan Adaptasi :
  1. Melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari
  2. Antisipasi pada perubahan masa depan
  3. Menentukan dan  menganalisa organisasional bagaimana memodifikasi organisasi ketika untuk berubah
Keuntungan Pendekatan Adaptasi : berfokus pada lingkungan eksternal dan internal organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional
Kerugian Pendekatan Adaptasi : penekanan yang kurang pada tujuan organisasi sehingga analisa dan perubahan yang dihasilkan merupakan akhir perencanaan daripada sebagai alat mencapai keberhasilan
RENCANA-RENCANA
Rencana adalah suatu tindakan tertentu yang diusulkan untuk membantu organisasi dalam pencapaian tujuan.
Empat Dimensi suatu Rencana :
  1. Perulangan dimensi yang menguraikan jangka dimana suatu rencana digunakan dari waktu ke waktu
  2. Waktu dimensi adalah jangka periode waktu yang diliput oleh rencana, baik jangka panjang maupun jangka pendek
  3. Jangkauan dimensi menguraikan bagian dari sistem manajemen total dimana rencana ditujukan
  4. Tingkatan dimensi menunjukkan tingkatan organisasi yang dirancang untuk tingkatan manajemen puncak, rencana tingkat menengah dan bawah untuk manajemen menengah dan bawah dimana sistem manajemen ini saling tergantung
JENIS-JENIS RENCANA
Rencana Tetap
Kebijaksanaan-Kebijaksanaan
Suatu kebijaksanaan merupakan rencana tetap yang memberi garis pedoman luas pada penyaluran manajemen pada arah tertentu, manajemen dituntun kearah pengambilan tindakan yang konsisten dengan pencapaian tujuan organisasional
Prosedur
Merupakan rencana tetap yang menguraikan lebih spesifik tindakan yang berhubungan yang harus diambil untuk menyelesaikan tugas tertentu
Aturan-Aturan
Merupakan rencana tetap yang merancang suatu tindakan tertentu yang diperlukan menunjukkan apa yang harus dilakukan oleh anggota organisasi dan apa yang tidak boleh dilakukan
Rencana Sekali Pakai
Program
Merupakan rencana sekali pakai yang dirancang untuk melaksanakan suatu proyek khusus dalam organisasi dimana keberadaan program ini untuk pencapaian tujuan yang dapat diselesaikan
Anggaran
Merupakan rencana keuangan sekali pakai yang meliputi jangka waktu tertentu. Anggaran perusahaan adalah rencana detail tentang bagaimana dana akan dibelanjakan
ALAT-ALAT PERENCANAAN
Peramalan (Forecasting)
Peramalan adalah teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi
Metode Analisa Runtun Waktu (Time Series Analysis Method)
Memprediksi penjualan dimasa datang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan yang biasa disajikan dalam bentuk grafik
Penjadwalan (Scheduling)
Merupakan proses perumusan daftar aktivitas mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas merupakan bagian integral dari rencana organisasional
Dua macam penjadwalan :
  • Peta Gant (Gant Chart) yang merupakan diagram balok dengan waktu horizontal dan sumber daya vertikal
  • PERT (Program Evaluation and Review Technique) merupakan aktivitas proyek yang menunjukkan estimasi waktu yang diperlukan 
    SUMBER:
    Masykur Wiratmo, 1994, Kewirausahaan: Seri Diktat Kuliah, Gunadarma, Jakarta.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar